忘年会や新年会、新入社員の歓迎会や送別会の幹事を任されたとき、初めてだったりすると何をどうすればいいのか悩んでしまいますよね。

ですが統率をとってくれる幹事がいるからこそ、みんな何も気にせず楽しめるというものです。

予算や立地に叶った場所が決まっても、次は挨拶やどう進行していくかなど悩みは尽きません。

幹事役を任された時の挨拶や進行の流れをまとめましたのでご参考にして頂ければと思います。



幹事という役割について

 

まずは、幹事という立場を改めて認識します。

幹事は交流の場を取りまとめるのが役目です。参加者ではなく幹事はあくまで裏方いかにみんなを楽しませるかを考えて行動します。

下準備やあいさつなど、事前に決められることは決めておいて心のゆとりをもちましょう。そして、何もかも一人で抱え込まないことです。小規模であれば一人で出来るでしょうが、規模が大きくなると普段の仕事業務をこなしながらなので、一人で立ち回るのは大変です。

手伝ってくれる人を集って協力してもらいましょう。

出来る幹事の挨拶

では、まず挨拶についてみていきましょう。

予めあいさつ文を考えて紙に書いてまとめておきます。

間違えないようにあいさつを読み上げるとき、ついつい紙を頼りにしてしまいます。その際、常に紙を意識し顔が下を向いていたらせっかくのあいさつ文が台無しです。紙、いわゆるカンペはあくまで保険であって挨拶は、カンペなしでしゃべれるように練習に励みましょう。

 

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聞き取りやすいあいさつで好感度アップ!

 

大規模な場所での歓送迎会や忘年会・新年会などはマイクを用いた進行も考えられます。

マイクは口元から10㎝は離しましょう。あまり近くでしゃべると、鼻息や吐息まで拾ってしまい聞きづらいあいさつになってしまいます。

角度によっても声の通りが変わります。ハウリングをさせてしまうと大変不快なあの「キーン」という音がでます。どこがハウリングしない位置かをあらかじめ知っておくことも大切です。

ポイントとして、マイクをスピーカーの方向に向けなければハウリング防止になります。出来たら事前にマイクのテストをしておくと安心できますね。

 

緊張してしまうと、どうしても早口になってしまいがちです。意識してゆっくり参加者の皆さんの顔をみながら話せると好感度アップのあいさつになりますよ!

 

乾杯の音頭はタイミング

いよいよ、あいさつが終わったら乾杯の音頭ですね。ドリンクが全員に行きわたり、あいさつが終われば乾杯のタイミングです。

せっかくの美味しい冷えたドリンクが温まらないうちに、乾杯の音頭をとる人が別にいるのなら紹介をし、乾杯!と音頭をとった人に続き大きな声で言いましょう。

 

進行の要点

  1. 司会者(進行役)の紹介・・・あいさつですね。幹事の腕の見せ所です。
  2. 開会あいさつ・・・開会あいさつは、社長や部長といった役職の高い方にお願いすることが多いです。
  3. 乾杯・・・開会あいさつをしてくれた方に感謝の気持ちを述べながら、大きな声で元気よく!
  4. 歓談と会食・・・食事タイムです。飲み物がまわっているか、食べ物が足りているかチェックします。
  5. 余興・・・カラオケやゲームなど余興を企画し、場を盛り上げます。
  6. 閉会挨拶・・・感謝の気持ちを述べ手短にさっと終わらせましょう。

終了後のお礼メール

 

飲み会も無事終わりほっと一息・・・している暇もないのが幹事です。無事に終わったら最後の幹事の仕事である、参加者の皆さんへのお礼メールをしましょう。

 

ポイントは、まず幹事である自分の至らぬ点をお詫びするところから書き始めるところです。

「昨日はご参加いただき誠にありがとうございます。何分不慣れなもので至らぬ点も多々あったかと思いますことを、ここでお詫び申し上げます。」

メールでは先にある文の言葉の印象が強くなる傾向あるので、お礼とともに至らぬ点をお詫びして送るのが、幹事が送るメールのポイントになります。

 

また、余分に払ってくれた方の厚意をスマートに周知させるのも幹事の役目です。

「会計では、○○部長のご厚意をいただきました。メールではありますが、改めてご報告させて頂きます。○○さん、誠にありがとうございました」と、一言加えましょう。

 

そして会計報告をして終わりです。「収入→支出→残額」と記載するのがベストです。

最後は、幹事から皆さんにお礼の文を一文加えてメールをしめます。

 

お礼のメールはなるべく早く送るのが大切です。

 

まとめ

幹事はいろいろ気遣いをしなくてはならず、大変な部分もあります。ですが裏方も大切な役目の一つでもあります。

最後まで気を抜かずに幹事という仕事を終わらせて、自身の評価アップに繋げ大成功に導きましょう。

 

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